Kunden, Geschäftspartner, Zulieferer, externe Dienstleister und viele andere Personengruppen: Besucher gehören zum Unternehmensalltag wie das Salz zur Suppe. Auch im Geschäftsleben gilt, dass der erste Kontakt entscheidend ist für den bleibenden Eindruck des Unternehmens bei dem Besucher. Ein professionell gestaltetes Besuchermanagement kann daher durchaus als „Visitenkarte“ eines Unternehmens dienen.
Für Unternehmen mit erhöhtem Sicherheitsbedarf ist jeder Besucher aber auch eine Art „Ernstfall“. Es gilt, die richtige Balance zwischen erforderlicher Betriebssicherheit und „weichen“ Werten wie Höflichkeit, Offenheit und einem repräsentativen Außenauftritt zu finden. Denn selbst die vermeintlich zuverlässigste Person kann ein potenzielles Sicherheitsrisiko sein.
Lösungen für ein effizientes Besuchermanagement können Risiken minimieren und gleichzeitig das Besuchserlebnis verbessern.
Ein IT-basiertes Besuchermanagementsystem kann den gesamten Prozess der Besuchsabwicklung von der Voranmeldung bis zum Empfang zentral verwalten. Zum Beispiel können Besucher vorab und automatisiert mit einer Reihe von Datenbanken wie Listen für Werks- und Hausverbote abgeglichen werden. Dem Besucher bleiben so unangenehme Situationen erspart.
Benutzerfreundliche Self-Services ermöglichen es dem Besucher, sich bereits vor dem Besuch anzumelden. Willkommener Nebeneffekt: der Besucher kümmert sich selbst um die Korrektheit seiner Daten.
In der Regel haben sicherheitsbewusste Unternehmen genau definiert, welche Bereiche zugänglich sind und welche Bereiche nur mit speziellen Berechtigungen betreten werden können. Damit der Besucher nicht hilflos vor verschlossenen Türen steht, wird das Besuchermanagementsystem direkt mit den Identitäts-, Berechtigungs- und Ausweismanagementsystemen des Unternehmens verbunden.
Ein professionelles Besuchermanagement sorgt für den bleibenden positiven Eindruck und macht jeden Besucher zum willkommenen Gast.